SmartBill

SmartBill este cel mai folosit program de facturare si gestiune, cu peste 50.000 de clienti, care te ajuta sa rezolvi rapid tot ce tine de facturare online si gestiunea stocurilor. In plus, ai acces la toate datele oricand, de oriunde, fara a fi nevoie sa instalezi un program.

Inainte de activarea aplicatiei, este necesar sa iti deschizi un cont in platforma SmartBill pentru a-l putea conecta cu platforma Gomag. Dupa ce ti-ai deschis contul, urmeaza acesti pasi:

Pasul 1: Intra in contul tau SmartBill

1. Copiaza token-ul
2. Copiaza CIF-ul
3. Seteaza seriile facturilor
4. Seteaza sincronizarea stocurilor
5. Seteaza afisarea costului de transport

Pasul 2: Intra in contul tau Gomag

1. Deschide pagina aplicatiei SmartBill
2. Realizeaza configurarile API
3. Obtine seriile facturilor
4. Configureaza optiunile de facturare
5. Incasari automate
6. Seteaza gestiunea
7. Sincronizare stocuri API
8. Modifica textul din footer-ul facturii

Pasul 1: Intra in contul tau SmartBill accesand acest link

1. In meniu, alege sectiunea Contul meu si tab-ul Integrari. De aici, copiaza token-ul.

2. Apoi, acceseaza sectiunea Configurare si tab-ul Date firma sau intra pe acest link. De aici, copiaza CIF-ul.

3. In cazul in care nu ai setat aceste serii ale documentelor anterior, poti face asta acum accesand sectiunea Emitere (sau, pentru conturile SmartBill mai vechi, sectiunea Vanzari si Achizitii) din meniu si ramurile Factura respectiv Factura Proforma.

4. Daca doresti sa se realizeze sincronizeaza stocul platformei cu stocul din SmartBill, acceseaza sectiunea Nomenclatoare si optiunea Gestiuni din meniu. De aici, copiaza denumirea gestiunii din coloana "Gestiune".

5. Daca doresti afisarea costul transportului pe factura, acceseaza sectiunea Nomenclatoare si optiunea Produse/Servicii din meniu. Aici, adauga un serviciu care sa reprezinte costul de transport si copiaza codul acestuia.

Pasul 2: Intra in panoul de administrare al magazinului tau

1. In meniu, acceseaza sectiunea Gomag Apps si intra pe aplicatia SmartBill din sectiunea Facturare & Gestiune.

2. Realizeaza configurarile API

• Utilizator - Scrie adresa de email folosita pentru autentificarea in contul de SmarttBill.
• Token - Introdu codul copiat din contul SmartBill.
• CIF - Introdu Codul de Identificare Fiscala pe care este facut contul SmartBill.

 3. Obtine seriile facturilor

• Da click pe butonul Obtine seriile din SmartBill si se vor prelua automat seriile pentru facturi si facturi proforme pe care le-ai setat in contul tau.
• Daca ai mai multe serii, din meniul dropdown o poti alege pe cea care va aparea pe facturile generate din platforma Gomag.
• De asemenea, daca ai si un cont eMAG tot in acest mod poti obtine si alege seriile pe care le vei folosi.

4. Configureaza optiunile de facturare

• Limba - Alege in ce limba vrei sa fie factura. Pentru fiecare comanda in parte, in tab-ul Facturare, poti alege limba pentru factura aferenta comenzii respective.
• Moneda - Alege moneda in care sa fie exprimate preturile pe factura.
• Zecimale - Selecteaza numarul de zecimale pentru emiterea facturii.
• Intocmeste factura cu datele administratorului - alege daca doresti sau nu sa permiti utilizarea datelor administratorului pentru intocmirea facturilor.
• La anularea comenzii - alege daca doresti sa Anulezi factura sau sa Generezi Storno.
• Delegat - completeaza campurile de mai jos dupa cum urmeaza si retine faptul ca informatiile completate vor fi afisate pe factura:
  • Nume, Prenume - numele si prenumele delegatului;
  • CNP - CNP-ul delegatului;
  • Mijloc Transport - mijloc transport delegat. Acest camp se va afisa pe factura doar daca se completeaza, in prealabil, campurile precedente (Nume, Prenume si CNP).
• Intocmit de - completeaza campurile de mai jos dupa cum urmeaza si retine faptul ca informatiile completate vor fi afisate pe factura:
  • Persoana care intocmeste factura - Scrie numele unui reprezentant al firmei;
  • CNP Persoana care intocmeste factura - introdu CNP-ul persoanei care intocmeste documentul.
• Mentiuni - Daca este necesar ai posibilitatea sa adaugi aici informatii suplimentare. Poti alege sa incluzi numarul comenzii si data acesteia, sa incluzi metoda de plata si/sau sa incluzi numarul de AWB prin bifarea casutei din dreptul acestor optiuni. Daca bifezi optiunile, datele aferente se vor afisa pe factura in sectiunea Mentiuni. In cazul AWB-ului, acesta se va afisa doar daca exista AWB generat pe comanda.
• Denumire Produse - Alege in ce forma vrei sa fie afisate acestea pe factura: doar denumirea, denumirea si brand-ul, denumirea si atributele sau denumirea din SmartBill.
• Unitate de masura - Selecteaza unitatea de masura care se trimite la generarea facturii.
• Cost de Transport - Alege daca vrei ca acest cost sa fie afisat pe factura separat de produse. Daca alegi Da la aceasta optiune, va aparea campul urmator:
  • Cost de Transport doar pentru comenzile cu plata online - daca setezi Da la aceasta optiune, va aparea pe factura o linie cu costul de transport, dar doar daca plata comenzii este online.
• Adauga Codul Produsului - alege daca vrei sau nu sa adaugi codul produselor facturate pe factura.
• Adauga Codul EAN al Produsului - alege daca vrei sau nu sa adaugi codul EAN al produselor facturate pe factura.
• Trimite numarul de AWB - Alege daca se trimite sau nu numarul de AWB catre SmartBill.
• Data Scadenta - Alege daca vrei ca data scadentei sa apara pe factura sau nu. De asemenea, ai posibilitatea de a seta termenul de plata dorit.
• Codul Transportului - Daca mai sus ai ales "Da", aici va trebui sa introduci codul copiat la acest pas. Poti adauga aici codurile de transport pentru fiecare metoda de transport din magazin, individual, utilizand butonul Adauga. Daca nu se completeaza nici un cod, se va lua default codul mentionat la pasul de mai devreme.
• Denumire cota TVA 0% - alege din meniul drop-down denumirea cotei pentru liniile de factura cu TVA 0%.
• TVA la Incasare - Alege daca vrei sa afisezi in partea de sus a facturii textul "TVA la incasare". (Pentru a folosi aceasta functie, sunt necesare cateva setari in SmartBill).
• Creeaza Client - Alege daca doresti ca datele clientilor noi, pentru care se emit facturi, sa fie salvate in SmartBill sau nu.
• Mod de Facturare - Alege daca vrei sa generezi facturile manual pentru fiecare comanda primita, sau daca doresti ca facturile sa fie generate automat cand comanda ajunge intr-un anumit status pe care il setezi tu. Pentru optiunea automata, vei alege si tipul de client (platitor sau neplatitor de TVA).
• Generare link de plata pe factura - Alege daca la emiterea documentului vrei sau nu sa se genereze un link de plata pentru plata cu card online. Acest link de plata este returnat pe raspuns daca emiterea se face cu succes.
• Genereaza automat factura storno - Alege daca vrei sau nu sa se genereze automat factura storno pentru comenzile ce ajung in status “Returnate”, in cazul in care factura fiscala a fost generata in prealabil.
• Stornare facturi - selecteaza modalitatea prin care doresti sa se emita facturile storno. Daca alegi optiunea Factura pentru care se face stornarea nu va aparea ca fiind incasata, facturile storno se vor genera in mod obisnuit in platforma (in contul SmartBill vor avea la observatii seria si data facturii storno). Daca alegi optiunea Factura pentru care se face stornarea va aparea ca fiind incasata atunci factura storno va fi generata de Smartbill prin metoda lor API (va trebui doar sa furnizezi seria si numarul facturii care se doreste stornata).
• Ignora discount-ul venit din canale de vanzari - alege daca vrei sau nu sa generezi facturi fara discount-urile venite din canalele de vanzari. Implicit, optiunea este setata pe Nu. Daca alegi Da, facturile se vor genera fara discount-urile venite din canalele de vanzari pe care activezi.

5. Incasari automate

• Plati online - alege DA daca vrei sa marcheazi factura ca incasata in cazul in care comanda este platita online si plata este confirmata, apoi alege metoda de plata.
• Plati prin OP - alege DA daca vrei sa marcheazi factura ca incasata in cazul in care comanda este platita prin ordin de plata confirmat, apoi alege metoda de plata.
• Plati offline - alege DA daca vrei sa marcheazi factura ca incasata in cazul in care comanda este platita prin ramburs, apoi alege metoda de plata.

6. Seteaza gestiunea

• Sincronizeaza Stoc - Ai posibilitatea de a sincroniza stocurile din platforma Gomag cu cele din SmartBill.

Aceasta optiune este functionala doar pentru produsele care au setata optiunea "Gomag gestioneaza automat stocul produsului".

• Gestionare Stoc - Daca alegi optiunea "Da", in momentul emiterii unei noi facturi stocul din SmartBill va scadea automat.
• Tip Gestiune - Ai posibilitatea sa alegi tip de gestiune Cantitativ Valorica sau Global Valorica.

Metoda Cantitativ Valorica poate fi folosita pentru orice fel de tip de stocuri: materii prime, consumabile, obiecte de inventar, marfuri, produse finite etc. Fiecare produs poate fi urmarit in parte, astfel incat poti afla ce marja de profit iti aduce si ce procentaj din vanzarile tale este axat pe acel produs.

Metoda Global Valorica nu poate fi folosita pentru orice fel de stocuri, ci doar pentru marfuri si ambalaje. Ea este utilizata pentru produse care sunt asemanatoare, cu o marja de adaos similara, si care pot fi astfel agregate si contabilizate doar valoric.

• Denumire Gestiune - Introdu denumirea gestiunii cu care vor fi sincronizate produsele, exact asa cum apare in contul SmartBill. Poti adauga mai multe gestiuni cu un click pe butonul Adauga o noua gestiune.
• Rezervare stoc - Ai posibilitatea, daca alegi optiunea Da, ca atunci cand se citeste stocul din Smartbill, din valoarea stocului sa se scada comenzile din ultimele 7 zile care nu au fost inca facturate. Eviti astfel sa ai probleme cu stocul atunci cand aceste facturi vor fi finalizate.
• Cod extern - Selecteaza daca toate produsele din magazin care au acelasi cod extern se vor sincroniza cu produsul din smartbill sau nu.

• Nu uita sa salvezi datele introduse!

7. Sincronizare stocuri API

Daca vrei ca stocurile sa se sincronizeze in timp real cu Smartbill, atunci e necesar sa activezi partea de API.

Pentru a activa aceasta functionalitate trebuie sa copiezi Token API si Url API din partea de jos a aplicatiei Smartbill din platforma Gomag.

Informatiile copiate din Gomag trebuie sa le completezi in Smartbill, in sectiunea Contul Meu > Integrari > Api > Sincronizare stocuri (BETA).

Dupa completarea informatiilor da click pe butonul Salveaza.

Odata activata aceasta functie, Smartbill trimite catre Gomag doar produsele care si-au modificat stocul. In felul acesta sincronizarea de stocuri se intampla in timp real.

8. Modifica textul din footer-ul facturii

• In meniul principal, deschide sectiunea Setari -> General si tab-ul Date Facturare.
• Aici poti introduce textul pe care il vrei afisat in partea de jos a facturii si care il va suprascrie pe cel implicit.

Vezi AICI mai multe informatii despre Smart Bill Romania in platforma Gomag.